☆文章が長い為、以前書いた記事を

3つに分割してみました。

事務職・総務職とは。。。

私が思う事務職・総務職とは。。。
「毎日の労働において、潤滑油の役割を持つ
気配り・気遣い職」だと思います。

私がずっと心掛けてきたこと。。。
仕事はスムーズに、またスピーディに、且つ笑顔で！

私は事務・総務は、お客様はもちろんのこと
社内においても「その場」を作る役割を持っていると
思います。

電話に出る際も、明るく！顔も笑顔で！
（笑顔でないと声は明るくなりませんよね）

特に電話は顔が見えない分、声のトーンで
また言葉使い等でその会社を判断されかねない
ですから、気を遣います。

そういう細かい部分をいくつかの項目に分けて
書いていきたいと思います。

今、また違う記事を書き始めているのですが、
参考資料を探している際に本屋で見つけました！
検定があるんですね。。。ご参考までに！

電話応対「心構え編」

※電話応対はその時々により臨機応変に
言葉を巧みに使いこなすことが求められます。
言った言わない等揉めることもあるため、
お客様のおっしゃった言葉はなるべくメモを取り、
自分で発した言葉にもきちんと責任を持てるように。

相手の顔が見えないからこそ、慎重に
気を配り言葉を選ぶことが大切となります。
発した言葉がそのままストレートに残るため、
常にお客様が不愉快にならないよう
へり下ったものの言い方を心がけること。
顔が見えない分、声のトーンや大きさ、
雰囲気を読み取るためによく耳を澄ませることも
重要となります。
そのため電話応対はかなりの難易度となります。

また、電話に出た人間はその会社の言わば
「顔」となるため、その対応１つで
会社全体の判断になる恐れもあります。
初めてお電話頂いたお客様にとって、初めての応対が
不誠実なものであれば、もう２度とかけてくださる
ことはないか、どうしても掛けなくてはならない
場合はイヤイヤ仕方なくかける形となるため、
こちらに対しての口調もかなり厳しいものに
なると思われます。
このように電話一つとっても会社の顔として
発した言葉の重要度はかなり高いものとなります。

以上のことを念頭に置いて電話応対をすることで、
気配り・気遣いは今までとは
違うものになっていくと思います。

電話はそれこそ慣れ！！です。

何度も回数をこなすことで経験を増やし知識が
蓄積され自信がつきます。
失敗した分だけ個人の成長へ繋がっていくのです。

次回、電話応対「最初の挨拶編」で簡単な例を書いて
おきますので、参考にして頂けたら幸いです。